Một ngày hội cộng đồng nhỏ cho trẻ có thể làm với rất ít tiền nếu nhóm tổ chức tách được ba nhóm khoản: khoản bắt buộc phải chi vì liên quan an toàn (hộp sơ cứu, nước uống, đồ che nắng); khoản có thể mượn hoặc xin hiện vật (bàn ghế, thảm, loa nhỏ, đồ chơi rời); và khoản có thể bỏ mà trẻ không thấy thiếu (phông nền, quà đắt tiền, trang trí cầu kỳ). Khi thiếu tiền, cắt từ nhóm thứ ba trước, nhóm an toàn cắt sau cùng.
Cái khó của ngày hội ít tiền không nằm ở phép cộng mà ở việc giữ ngày hội không biến thành chỗ quảng cáo khi nhận tài trợ, và giữ lòng tin của các gia đình khi có góp tiền chung. Bài này đi qua cách lập ngân sách theo mục, thứ tự ưu tiên khi cắt, cách dựng một kho đồ dùng chung cho khu phố, điều kiện nhận tài trợ hiện vật, và một bảng thu chi một trang. Không có con số giá cụ thể vì giá mỗi nơi mỗi khác; mọi con số minh hoạ đều là ví dụ giả định.
Khoản nào phải chi, khoản nào mượn được, khoản nào bỏ được
Lập ngân sách bắt đầu bằng danh sách mọi thứ ngày hội cần, rồi xếp từng món vào một trong ba cột. Bảng dưới đây là ví dụ cho một ngày hội ba giờ, chừng năm mươi người, có năm trạm.
| Hạng mục | Phải chi | Mượn hoặc xin hiện vật | Có thể bỏ |
|---|---|---|---|
| An toàn | Hộp sơ cứu (bổ sung đồ thiếu), nước lọc đủ cho mọi người | Bạt che nắng, bình nước lớn, áo đánh dấu tình nguyện viên | Không bỏ gì ở hạng mục này |
| Chỗ ngồi, mặt bằng | Túi rác, băng dính cố định dây điện | Bàn, ghế, thảm, chiếu từ nhà văn hoá, trường học, gia đình | Thuê sân khấu, thảm đỏ |
| Trạm chơi | Vật liệu tiêu hao như giấy, màu, đất nặn nếu không xin được | Đồ chơi rời, thùng giấy, rổ, xô, dây, bóng | Đồ chơi bơm hơi thuê, thiết bị điện tử |
| Đồ ăn | Trái cây, bánh mặn đơn giản nếu không có góp | Góp món từ các gia đình, có ghi thành phần | Tiệc buffet, nước ngọt, bánh kẹo nhiều |
| Âm thanh | Pin cho loa nhỏ | Loa kéo nhỏ, micro của tổ dân phố | Thuê dàn âm thanh lớn |
| Trang trí | Không cần chi | Vải màu, giấy màu, đồ trẻ tự làm | Phông in, bóng bay, cổng chào |
| Quà cho trẻ | Một món nhỏ giống nhau cho mọi trẻ nếu có tiền | Sách cũ còn tốt, đồ chơi đã qua sử dụng được làm sạch | Quà đắt tiền, quà phân hạng |
Sau khi xếp, cộng riêng cột “phải chi”. Đây là ngân sách tối thiểu thật sự. Với nhiều ngày hội nhỏ, cột này chỉ gồm nước uống, đồ sơ cứu bổ sung, túi rác và một ít vật liệu, tức là một khoản mà vài gia đình góp lại là đủ.
Thứ tự cắt khi thiếu tiền
Hầu như ngày hội nào cũng có lúc thấy tiền không đủ. Cắt theo một thứ tự đã thống nhất trước giúp nhóm không cãi nhau và không vô tình cắt vào phần an toàn.
- Cắt trang trí trước: phông in, cổng chào, bóng bay. Trẻ nhỏ gần như không để ý, ảnh chụp có thể kém đẹp hơn nhưng ngày hội không kém vui.
- Cắt âm thanh lớn: một loa kéo nhỏ là đủ cho sân vài chục người. Loa lớn còn làm trẻ nhỏ sợ và làm phiền hàng xóm.
- Gộp quà: thay vì quà riêng cho từng trò, mỗi trẻ một món nhỏ như nhau lúc ra về, hoặc không có quà mà có một hoạt động cuối như cùng thả lá xuống khay nước.
- Bớt đồ ăn: chuyển từ bữa ăn sang ăn nhẹ, mời các gia đình mang theo đồ ăn của nhà mình.
- Bớt trạm: năm trạm xuống ba trạm, nhưng mỗi trạm đủ người trông.
- Không cắt: nước uống, đồ che nắng, hộp sơ cứu, người trực sơ cứu, túi rác. Nếu đến mức phải cắt những khoản này thì nên dời ngày hội hoặc thu nhỏ quy mô.
Một ví dụ giả định: nhóm dự tính chi cho năm hạng mục, sau khi cắt trang trí và loa lớn, phần còn lại chỉ bằng khoảng một phần ba. Con số cụ thể không quan trọng; điều đáng chú ý là phần lớn chi phí của ngày hội thường nằm ở những thứ trẻ không cần.
Kho đồ dùng chung của khu phố: mượn một lần, dùng nhiều năm
Nếu khu phố tổ chức ngày hội hơn một lần mỗi năm, cách tiết kiệm nhất là dựng một kho đồ dùng chung. Kho không cần là một căn phòng; một góc nhà văn hoá, một gầm cầu thang được phép dùng hay vài chiếc thùng nhựa đặt ở nhà một gia đình nhận giữ là đủ. Thứ nên có trong kho: bạt che, dây buộc, thảm, rổ, xô, thùng đồ chơi rời, hộp sơ cứu, áo đánh dấu tình nguyện viên, bình nước lớn, túi rác loại dày.
Kho đồ chung sống được nhờ ba việc nhỏ. Một là danh sách đồ có trong kho, ghi ngày kiểm gần nhất, dán ở nắp thùng. Hai là sổ mượn trả: ai mượn, ngày nào, trả ngày nào, có hỏng gì không. Ba là một người giữ chìa khoá và kiểm hộp sơ cứu định kỳ, thay đồ hết hạn. Không có ba việc này, sau vài tháng kho sẽ thiếu một nửa, và không ai biết đồ đã đi đâu.
Kho đồ chung cũng có lợi cho các hoạt động khác của khu phố như giờ chơi cuối tuần, buổi đọc sách cho trẻ, buổi họp tổ dân phố. Khi đã có, mời các nhóm khác cùng dùng và cùng góp. Một chiếc bạt mua một lần dùng cho mười buổi sinh hoạt là cách dùng tiền góp hợp lý hơn nhiều so với thuê mỗi lần.
Nhận tài trợ hiện vật mà không biến ngày hội thành quảng cáo
Viết sẵn điều kiện nhận tài trợ. Ví dụ: chỉ nhận hiện vật dùng trực tiếp cho trẻ và an toàn; không đặt gian hàng, không phát tờ rơi, không thu thông tin liên lạc của các gia đình; tên nhà tài trợ được cảm ơn trong tin nhắn sau ngày hội. Gửi điều kiện này cho mọi nhà tài trợ trước khi nhận.
Từ chối những thứ không hợp với trẻ nhỏ. Nước ngọt, bánh kẹo nhiều đường, đồ chơi nhựa mỏng dễ vỡ, quà có in quảng cáo lớn. Lời từ chối lịch sự kèm lý do rõ ràng thường được tôn trọng.
Cẩn thận với sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ nhỏ. Không nhận tài trợ sữa công thức hay đồ ăn dặm để phát cho trẻ dưới hai tuổi. Việc quảng cáo các sản phẩm này bị hạn chế theo quy định về kinh doanh và sử dụng sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ nhỏ, và một ngày hội cộng đồng không nên là kênh tiếp thị cho chúng.
Ưu tiên tài trợ là thời gian và chỗ. Một quán cà phê cho mượn bàn ghế, một trường học cho mượn sân, một doanh nghiệp cử nhân viên đến làm tình nguyện thường có ích hơn một khoản tiền nhỏ, và ít rủi ro biến tướng.
Không hứa hẹn những gì không làm được. Không hứa đăng ảnh trẻ nhận quà cho nhà tài trợ, không hứa danh sách gia đình tham gia. Đây là dữ liệu và hình ảnh của trẻ, không phải hàng đổi lấy tài trợ.
Có nên thu tiền của các gia đình
Câu hỏi này không có một đáp án cho mọi nơi, nhưng có vài nguyên tắc giúp quyết định. Ngày hội đầu tiên của một khu phố nên miễn phí, vì mục tiêu là các gia đình đến và quen nhau. Thu tiền, dù rất ít, khiến một số gia đình khó khăn ngại đến, và chính họ thường là những gia đình được lợi nhiều nhất từ một buổi vui chơi cộng đồng.
Nếu cần nguồn tiền, góp tự nguyện là cách nhẹ nhàng hơn: một chiếc hộp đặt ở bàn đón, không ghi tên, không có người đứng nhìn. Hoặc mời các gia đình góp hiện vật như một đĩa trái cây, một túi lá khô cho trạm thiên nhiên, một xấp giấy màu. Người góp hiện vật cảm thấy mình là một phần của ngày hội nhiều hơn người góp tiền.
Nếu buộc phải thu một mức cố định, chẳng hạn khi có hoạt động tốn kém, công bố trước khoản thu dùng vào việc gì, và luôn có cách để gia đình khó khăn tham gia mà không phải nói ra hoàn cảnh của mình, ví dụ một số suất miễn phí mà tổ trưởng hay cô giáo nhóm trẻ có thể chuyển giúp. Tiền thu nên do hai người cùng giữ và ghi chép, không để một cá nhân giữ một mình.
Bảng thu chi một trang gửi cho mọi người
Minh bạch thu chi là điều kiện để lần sau các gia đình và nhà tài trợ còn góp. Bảng không cần phức tạp, một trang chia làm hai phần là đủ. Bảng dưới đây là mẫu, các ô điền là ví dụ giả định.
| Mục | Nguồn hoặc nơi chi | Tiền hoặc hiện vật | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thu | Góp tự nguyện tại bàn đón | Tiền | Hai người đếm, ghi ngay sau buổi |
| Thu | Một số gia đình góp trái cây | Hiện vật | Ghi số gia đình góp, không cần ghi tên nếu họ không muốn |
| Thu | Nhà văn hoá cho mượn bàn ghế, thảm | Hiện vật | Đã trả đủ, không hỏng |
| Chi | Nước lọc, ly giấy | Tiền | Có hoá đơn hoặc ảnh chụp phiếu |
| Chi | Bổ sung hộp sơ cứu | Tiền | Đồ còn lại cất vào kho chung |
| Chi | Giấy màu, đất nặn | Tiền | Còn dư một phần, cất vào kho |
| Còn lại | Tiền dư | Tiền | Giữ cho ngày hội sau hoặc mua bạt cho kho chung, theo ý kiến chung |
Gửi bảng trong vòng một tuần sau ngày hội, qua nhóm nhắn tin của các gia đình đã tham gia và qua tổ trưởng. Giữ ảnh chụp hoá đơn trong một thư mục chung của nhóm tổ chức. Tiền dư dùng vào việc gì nên được hỏi ý kiến, không để một người quyết.
Ít tiền đi cùng ít rác
Một ngày hội ít tiền thường cũng là ngày hội ít rác, vì phần lớn rác đến từ đồ dùng một lần: ly nhựa, hộp xốp, bóng bay, phông in, quà gói nhiều lớp. Mời các gia đình mang theo bình nước hoặc cốc của mình, chuẩn bị một bình nước lớn có vòi thay cho chai nhỏ, dùng rổ, đĩa có thể rửa lại thay cho hộp xốp.
Trạm chơi cũng có thể dùng vật liệu tái sử dụng: thùng giấy, ống giấy, nắp chai đã rửa sạch, vải vụn. Trẻ nhỏ không phân biệt đồ mới và đồ cũ; trẻ chỉ quan tâm đồ đó có thể biến thành cái gì. Sau ngày hội, đồ còn dùng được cất vào kho chung, đồ hỏng phân loại trước khi bỏ.
Cuối buổi, mời trẻ cùng nhặt rác như một trò chơi, chia nhóm nhặt giấy, nhặt nhựa. Đây cũng là một bài học nhỏ về giữ gìn chỗ chơi chung, được học bằng tay chứ không bằng lời dặn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhận tiền mặt từ doanh nghiệp để tổ chức ngày hội không?
Có thể, nếu có điều kiện rõ ràng bằng văn bản: tiền dùng vào việc gì, doanh nghiệp được ghi nhận thế nào, không đặt gian hàng, không thu thông tin gia đình. Hai người cùng giữ và ghi chép, báo lại cho cả doanh nghiệp lẫn các gia đình sau ngày hội. Với ngày hội nhỏ, tài trợ hiện vật thường gọn hơn.
Làm sao để không ai nghi ngờ người giữ tiền?
Đừng để một người giữ tiền một mình. Có hai người cùng đếm, cùng ký vào sổ, chụp ảnh hoá đơn mỗi khoản chi, và gửi bảng thu chi cho mọi người. Người giữ tiền cũng nên thay phiên giữa các lần ngày hội để không ai phải gánh trách nhiệm lâu dài.
Tài trợ của một quán ăn có được đổi lấy việc treo tên quán ở ngày hội không?
Một lời cảm ơn có tên quán trong tin nhắn sau buổi, hay một tấm giấy nhỏ ghi lời cảm ơn ở bàn đón, thường được chấp nhận. Treo băng rôn lớn, phát tờ rơi, đặt gian hàng bán sản phẩm thì nên từ chối vì biến ngày hội của trẻ thành chỗ quảng cáo.
Có cần xin phép khi nhận tài trợ cho ngày hội khu phố không?
Với ngày hội nhỏ, tài trợ hiện vật thường không cần thủ tục riêng. Khi nhận khoản tiền lớn, ngày hội quy mô lớn dùng không gian công cộng, hay tổ chức dưới danh nghĩa tổ dân phố, nên hỏi tổ trưởng và chính quyền phường, xã về cách làm phù hợp ở địa phương.
Nếu sau ngày hội còn thiếu tiền so với đã chi thì làm sao?
Ghi rõ khoản thiếu trong bảng thu chi, hỏi các gia đình có muốn góp thêm tự nguyện không. Không để người tổ chức tự bù lâu dài, vì điều đó làm họ kiệt sức và ngại làm lần sau. Rút kinh nghiệm cho lần sau: chốt ngân sách tối thiểu trước khi mua sắm.
Đồ chơi cũ được góp có an toàn cho trẻ nhỏ không?
Kiểm từng món trước khi dùng: không có mảnh nhỏ vừa lọt miệng trẻ, không cạnh sắc, không pin lộ, không sơn bong tróc. Rửa hoặc lau sạch. Loại bỏ món nào nghi ngờ. Đồ chơi rời đơn giản như rổ, khối gỗ, bóng mềm thường an toàn và bền hơn đồ chơi điện tử cũ.
