Một câu lạc bộ cha mẹ tự quản thường cần rất ít tiền: nước uống, giấy bút, có khi là quà cảm ơn người chia sẻ, đồ chơi cho góc trẻ. Cách giữ tiền an toàn nhất là góp nhỏ và tự nguyện, một người giữ quỹ khác người điều phối, sổ thu chi công khai sau mỗi buổi. Tài trợ thì ưu tiên hiện vật và chỗ ngồi hơn tiền mặt, chỉ nhận từ bên không bán sản phẩm liên quan trực tiếp tới chủ đề, và có thoả thuận viết rằng nhà tài trợ không quyết định nội dung.
Tiền là chuyện làm nhiều nhóm phụ huynh rạn nứt nhất, dù số tiền rất nhỏ. Một lần không ai biết tiền nước đi đâu, một lần nhà tài trợ đòi đặt bàn giới thiệu sản phẩm, là đủ để người ta nghi ngờ cả nhóm. Bài này đi qua nhu cầu tiền thật của một câu lạc bộ, các cách có kinh phí, cách giữ sổ, cách chọn và từ chối nhà tài trợ, mẫu thoả thuận, và cách chạy nhóm khi không có đồng nào. Chuyện quyên góp cho các hoạt động thiện nguyện ngoài nhóm có danh mục riêng trên trang.
Câu lạc bộ cha mẹ thật sự cần tiền cho những gì
Trước khi nghĩ tới tài trợ, nhóm nên liệt kê chi phí thật của một buổi sinh hoạt. Với phần lớn nhóm khu phố, danh sách rất ngắn: nước uống và ít đồ ăn nhẹ cho trẻ, giấy và bút cho phần thảo luận, khăn giấy, đôi khi là in vài tờ tài liệu. Chỗ ngồi nếu mượn được nhà văn hoá hay sảnh chung cư thì không tốn tiền. Người chia sẻ nếu là phụ huynh trong nhóm thì không có thù lao.
Chi phí tăng lên khi nhóm làm những việc lớn hơn: thuê phòng vì không mượn được chỗ, mời người chia sẻ từ xa cần hỗ trợ đi lại, mua đồ chơi và thảm cho góc trẻ dùng lâu dài, tổ chức một ngày hội có nhiều gia đình. Những khoản này nên được bàn riêng và quyết định chung, không gộp vào chi phí thường kỳ.
Việc liệt kê giúp nhóm thấy hai điều. Một, phần lớn thời gian nhóm có thể chạy với số tiền rất nhỏ, đủ để thành viên tự góp mà không cần ai tài trợ. Hai, nhu cầu tài trợ thường đến từ mong muốn làm lớn hơn, và đó là lúc cần cân nhắc kỹ: làm lớn có phục vụ mục đích chung của nhóm không, hay chỉ vì có người sẵn sàng bỏ tiền.
Bốn cách có kinh phí, ưu và nhược
Mỗi cách hợp với một giai đoạn của nhóm. Nhiều nhóm kết hợp hai cách: góp tự nguyện cho chi phí thường kỳ và nhận tài trợ hiện vật cho việc lớn.
| Cách | Ưu điểm | Nhược điểm | Hợp khi |
|---|---|---|---|
| Hộp góp tự nguyện mỗi buổi | Không ai bị loại vì không có tiền; không cần theo dõi ai đã góp | Thu thất thường, khó lo khoản lớn | Nhóm mới, nhóm có nhiều gia đình khó khăn |
| Góp đều theo tháng hoặc quý | Có thể lên kế hoạch, công bằng giữa thành viên | Có người ngại vì không góp được; phải nhắc | Nhóm đã ổn định, thành viên tương đối giống nhau về điều kiện |
| Tài trợ hiện vật hoặc chỗ ngồi | Ít rủi ro về tiền, dễ minh bạch | Nhà tài trợ có thể muốn hiện diện thương hiệu | Cần chỗ họp, đồ chơi, nước cho buổi đông |
| Tài trợ bằng tiền | Làm được việc lớn | Rủi ro nhất: ảnh hưởng nội dung, nghi ngờ trong nhóm, cần sổ sách chặt | Nhóm đã có người giữ quỹ đáng tin và thoả thuận rõ |
Với hộp góp tự nguyện, nguyên tắc quan trọng là không ai nhìn ai bỏ bao nhiêu, và người không bỏ gì vẫn được chào đón như mọi người. Một nhóm cha mẹ mà gia đình khó khăn thấy ngại đến vì tiền nước là nhóm đã đánh mất phần lớn lý do tồn tại của mình.
Giữ quỹ minh bạch bằng một cuốn sổ
Minh bạch không cần phần mềm kế toán. Một cuốn sổ, một hộp, hai người và thói quen công khai là đủ cho nhóm vài chục gia đình.
- Chọn người giữ quỹ khác người điều phối. Tách hai vai giúp không ai vừa quyết định chi vừa cầm tiền. Có một người kiểm, xoay vòng theo quý.
- Ghi mọi khoản thu, chi trong ngày: ngày, nội dung, số tiền, người nhận hoặc người góp (với hộp tự nguyện thì chỉ ghi tổng). Kèm hoá đơn hoặc ảnh chụp biên nhận nếu có.
- Đếm tiền có hai người: cuối mỗi buổi, người giữ quỹ và một thành viên khác cùng đếm hộp góp, ghi số và cùng ký tên vào sổ.
- Công khai sau mỗi buổi: gửi một tin ngắn vào nhóm: thu bao nhiêu, chi gì, còn lại bao nhiêu. Không cần trang trọng, chỉ cần đều.
- Không dùng tài khoản cá nhân lẫn với tiền nhóm. Nếu phải nhận chuyển khoản, ghi rõ trong sổ và công khai; tốt nhất là giữ tiền mặt với quỹ nhỏ.
- Quyết định chi khoản lớn bằng cả nhóm. Đặt một mức, ví dụ mọi khoản lớn hơn chi phí của hai buổi thường phải hỏi ý kiến trong buổi gặp.
- Bàn giao có biên bản: khi đổi người giữ quỹ, hai người cùng đếm, cùng ký vào sổ, công khai số dư.
Khi nhóm có quỹ tương đối lớn hoặc nhận tài trợ bằng tiền thường xuyên, đó là dấu hiệu nên cân nhắc tư cách pháp lý cho nhóm, như đã bàn trong bài về lập câu lạc bộ cha mẹ. Một nhóm tự quản giữ số tiền lớn trong túi một người là rủi ro cho chính người đó.
Nhà tài trợ nào nên nhận, nhà tài trợ nào nên từ chối
Nên ưu tiên: bên không bán gì liên quan trực tiếp tới chủ đề. Một tiệm in góp tài liệu, một quán ăn trong khu góp nước, một doanh nghiệp không làm sản phẩm trẻ em cho mượn phòng họp. Quyền lợi của họ là tình làng nghĩa xóm hoặc hình ảnh chung, không phải doanh số từ chính buổi học.
Cân nhắc kỹ: bên bán sản phẩm, dịch vụ cho trẻ em. Nhà sách, cửa hàng đồ chơi, trung tâm năng khiếu, phòng khám tư. Không phải không được, nhưng nhóm cần thoả thuận chặt về việc không bán hàng, không thu thông tin, và không để họ chọn chủ đề hay người chia sẻ.
Nên từ chối: hãng sữa công thức cho trẻ nhỏ và bình bú. Luật Quảng cáo năm 2012 cấm quảng cáo sữa dùng thay thế sữa mẹ cho trẻ dưới 24 tháng tuổi, bình bú và vú ngậm nhân tạo; Nghị định 100/2014/NĐ-CP về kinh doanh và sử dụng sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ nhỏ cũng đặt giới hạn về tài trợ và tiếp thị. Bộ quy tắc quốc tế của Tổ chức Y tế Thế giới (1981) khuyến cáo các hãng không tiếp cận trực tiếp cha mẹ. Một buổi phụ huynh có tài trợ của hãng sữa dễ trở thành kênh tiếp thị, dù không ai cố ý.
Nên từ chối: bên bán thực phẩm chức năng, “liệu pháp” kèm lời hứa chữa bệnh. Cha mẹ con nhỏ là nhóm khách hàng mà những bên này tìm kiếm. Nhận tài trợ của họ là trao cho họ tiếng nói trong nhóm.
Thận trọng: tài trợ kèm điều kiện thu thông tin. Bất kỳ bên nào xin danh sách người tham dự, đòi phát phiếu đăng ký có số điện thoại, hay muốn chụp ảnh để quảng bá, đều nên được từ chối phần đó, kể cả khi bên ấy có vẻ uy tín.
Thoả thuận với nhà tài trợ: những dòng nên có
Thoả thuận có thể chỉ là một trang hai bên cùng đọc và đồng ý, gửi qua tin nhắn cũng được. Viết ra giúp cả hai bên không hiểu lầm, và giúp nhóm có cơ sở khi phải từ chối một đề nghị phát sinh.
- Tài trợ gì, bao nhiêu, cho hoạt động nào: ví dụ cho mượn phòng ba buổi, góp nước cho một ngày hội.
- Nội dung do nhóm quyết định: chủ đề, người chia sẻ, kịch bản; nhà tài trợ không duyệt và không yêu cầu sửa.
- Không bán hàng trong buổi: không bàn giới thiệu sản phẩm, không phát phiếu ưu đãi, không mẫu dùng thử.
- Không thu thông tin người tham dự: danh sách chỉ nhóm giữ; nhà tài trợ không nhận lại danh sách.
- Ghi nhận ở mức nào: ví dụ một lời cảm ơn cuối buổi, không băng rôn, không đặt sản phẩm trên bàn.
- Ảnh và truyền thông: nhà tài trợ không dùng ảnh buổi sinh hoạt để quảng bá nếu không được nhóm và từng gia đình đồng ý.
- Chấm dứt: nhóm có quyền dừng nhận tài trợ nếu thoả thuận không được giữ.
Nhà tài trợ tử tế thường đồng ý ngay với những dòng này. Nếu một bên mặc cả quá nhiều về phần ghi nhận hay thông tin người tham dự, điều đó cho nhóm biết họ đang thật sự tìm gì.
Không có tiền vẫn chạy được: kinh phí bằng việc làm
Nhiều câu lạc bộ cha mẹ chạy nhiều năm mà gần như không có quỹ. Bí quyết nằm ở việc chia việc thay vì chia tiền. Mỗi buổi một gia đình mang nước, một gia đình mang thảm và đồ chơi, xoay vòng theo danh sách. Chỗ ngồi xoay giữa sảnh chung cư, nhà văn hoá và nhà một vài thành viên. Người chia sẻ là phụ huynh trong nhóm hoặc người có chuyên môn sẵn lòng đóng góp cho cộng đồng.
Đồ dùng chung như thảm, đồ chơi cho góc trẻ, sách cho tủ sách nhóm có thể được góp từ đồ cũ của các gia đình. Khi góp đồ cũ, kiểm an toàn: đồ chơi không có chi tiết nhỏ dễ hóc với trẻ dưới ba tuổi, không vỡ, không cạnh sắc, vải sạch. Đồ không đạt nên cảm ơn và trả lại, không giữ chỉ vì ngại.
Cách làm này có một lợi ích phụ: khi mỗi người đóng góp một phần công, nhóm thuộc về nhiều người hơn. Câu lạc bộ có quỹ lớn do một nhà tài trợ lo thường lại có ít người cảm thấy là nhóm của mình. Một chai nước mang từ nhà tới có khi giữ chân thành viên tốt hơn một bữa tiệc trà do người ngoài tài trợ.
Khi có tranh cãi về tiền trong nhóm
Dù cẩn thận, tranh cãi về tiền vẫn có thể xảy ra: ai đó thấy khoản chi không cần thiết, ai đó hỏi vì sao số dư ít hơn mình nhớ, ai đó cảm thấy mình góp nhiều mà người khác góp ít. Cách xử lý đầu tiên là mở sổ ra cùng xem, không giải thích bằng trí nhớ. Sổ ghi đều và có hai chữ ký sau mỗi lần đếm là thứ bảo vệ người giữ quỹ tốt nhất.
Nếu tranh cãi về hướng chi tiêu, như có nên mua thêm đồ chơi hay giữ tiền cho ngày hội, mang ra bàn ở buổi gặp chung chứ không giải quyết trong nhóm chat, nơi tin nhắn dễ bị hiểu sai giọng. Quyết định theo đa số, ghi vào sổ, và tôn trọng ý kiến thiểu số bằng cách thử lại cách của họ ở lần sau nếu được.
Nếu có dấu hiệu tiền bị dùng sai, nhóm hạt nhân nói chuyện riêng với người liên quan trước, tìm hiểu rõ, không đăng tố cáo trong nhóm chung. Số tiền của nhóm cha mẹ thường nhỏ, và mục tiêu là giữ được sự tin nhau hơn là tìm người có lỗi. Sau đó, điều chỉnh cách giữ quỹ cho chặt hơn: thêm người kiểm, giảm số tiền mặt giữ lại, công khai thường xuyên hơn.
Câu hỏi thường gặp
Câu lạc bộ cha mẹ có nên mở tài khoản ngân hàng riêng không?
Một nhóm tự quản không có tư cách pháp nhân thường không mở được tài khoản đứng tên nhóm. Dùng tài khoản cá nhân của người giữ quỹ thì phải ghi chép tách bạch và công khai, nhưng vẫn có rủi ro lẫn tiền. Với quỹ nhỏ, giữ tiền mặt kèm sổ là đơn giản và an toàn hơn.
Có nên nhận tài trợ của trường mầm non tư thục trong khu không?
Có thể nhận ở mức cho mượn chỗ hoặc hỗ trợ nước, kèm thoả thuận không giới thiệu tuyển sinh trong buổi và không thu thông tin phụ huynh. Nhóm nên xoay vòng nơi hỗ trợ, tránh để một trường gắn mãi với nhóm khiến người ngoài nghĩ đây là câu lạc bộ của trường đó.
Thành viên góp nhiều tiền có được quyết định nhiều hơn không?
Không nên. Trong câu lạc bộ cha mẹ, mỗi gia đình có tiếng nói ngang nhau dù góp bao nhiêu. Nếu một thành viên muốn ủng hộ khoản lớn, cảm ơn và ghi vào sổ như mọi khoản khác, nhưng quyết định chi tiêu và nội dung vẫn bàn chung. Điều này nên nói rõ trước khi nhận.
Có cần xuất hoá đơn cho nhà tài trợ không?
Nhóm tự quản không có tư cách pháp nhân thì không xuất được hoá đơn. Nếu nhà tài trợ là doanh nghiệp cần chứng từ để hạch toán, đó là dấu hiệu khoản tài trợ vượt quy mô của một nhóm tự quản; nhóm có thể đề nghị tài trợ hiện vật thay vì tiền, hoặc tìm hiểu tư cách pháp lý phù hợp.
Làm sao từ chối nhà tài trợ mà không mất lòng?
Cảm ơn thiện chí, nói rõ nhóm có nguyên tắc không nhận tài trợ từ bên có sản phẩm liên quan trực tiếp tới chủ đề sinh hoạt, và đề nghị một cách đóng góp khác nếu có, như góp đồ cho tủ sách cộng đồng không gắn tên. Nêu nguyên tắc chung giúp lời từ chối không mang tính cá nhân.
Tiền còn dư khi nhóm giải thể thì xử lý thế nào?
Bàn ở buổi gặp cuối cùng, công khai số dư, rồi quyết định chung: chuyển cho một nhóm cha mẹ khác đang hoạt động, mua sách cho thư viện phường, hoặc trả lại theo tỷ lệ nếu nhóm góp đều. Ghi lại quyết định và cách thực hiện trong sổ để không ai thắc mắc sau này.
