Một ngày tình nguyện của nhân viên công ty ở trường mầm non giúp được trường khi việc làm do trường chọn từ trước, đoàn làm vào lúc không có trẻ (thường là thứ Bảy hoặc dịp nghỉ), đoàn tự lo dụng cụ, vật tư, ăn uống, và không ai trong trường phải bỏ việc để tiếp đón. Cần khoảng tám tuần chuẩn bị cho một đoàn hai mươi đến ba mươi người. Làm gấp trong một tuần thường kết thúc bằng việc nhân viên đứng chờ và cô giáo đi pha nước.
Phần dưới là kế hoạch theo tuần, bảng chọn việc theo quy mô đoàn, khung giờ trong ngày, các điểm an toàn lao động và an toàn cho trẻ, việc sau ngày tình nguyện và những kiểu ngày tình nguyện nên tránh. Bài viết cho người phụ trách nhân sự, công đoàn hay nhóm gắn kết nhân viên. Phần chọn chiến lược đồng hành dài hạn của doanh nghiệp có bài riêng trong cùng danh mục.
Vì sao ngày tình nguyện hay thành gánh nặng cho trường
Từ phía doanh nghiệp, ngày tình nguyện thường được nghĩ như một hoạt động gắn kết: cả phòng cùng đi, cùng làm, cùng chụp ảnh, có bữa trưa chung. Từ phía trường mầm non, một đoàn ba mươi người lạ xuất hiện là ba mươi người cần chỗ đỗ xe, chỗ vệ sinh, nước uống, người chỉ việc, người giải thích nội quy. Nếu đoàn đến vào ngày thường, còn phải lo trẻ không chạy ra chỗ có sơn, có thang, có dụng cụ.
Kết quả hay gặp là một ngày mà người được giúp mệt hơn người giúp. Cô giáo bỏ lớp để đón đoàn, nhân viên đứng chờ vì vật tư chưa về, việc được giao quá ít cho số người nên mỗi người sơn hai thanh hàng rào rồi chụp ảnh. Sau đó trường phải sơn lại những chỗ bị sơn ẩu.
Cách tránh rất đơn giản về nguyên tắc: doanh nghiệp tự chịu toàn bộ phần hậu cần, trường chỉ làm hai việc là chọn việc cần làm và mở cửa. Nói điều này rõ ngay ở cuộc gọi đầu tiên với hiệu trưởng. Nhiều trường từng tiếp đoàn sẽ thở phào khi nghe vậy, và khi đó họ mới nói thật cái gì cần làm.
Chọn việc theo quy mô đoàn
Số người quyết định loại việc. Đoàn càng đông càng cần việc chia được thành nhiều phần độc lập, nếu không người sẽ đứng thừa.
| Quy mô đoàn | Việc phù hợp | Vật tư, dụng cụ đoàn tự lo | Thời gian thực làm |
|---|---|---|---|
| 5 đến 10 người | Sửa đồ chơi, bàn ghế; dán lại học liệu; sắp xếp kho; làm kệ sách nhỏ | Keo, ốc vít, dụng cụ cầm tay, giấy ép | 3 đến 4 giờ |
| 10 đến 30 người | Sơn hàng rào, tường ngoài; làm vườn rau, bồn hoa; dọn và trải lại cát hố chơi; lau dọn toàn bộ đồ chơi ngoài trời | Sơn gốc nước, chổi lăn, bạt lót, găng tay, cát sạch, đất trồng, cây giống | 4 đến 5 giờ |
| Trên 30 người | Chia hai ba trường gần nhau; hoặc một trường với nhiều đội việc song song có đội trưởng | Như trên, chia theo đội; một xe chở vật tư riêng | 4 đến 5 giờ, chia ca nếu cần |
| Nhóm có kỹ năng riêng | Kiểm và sửa hệ thống điện, nước; làm lại mái che sân; sửa máy tính văn phòng | Thiết bị chuyên dụng, vật tư thay thế đã khảo sát | Theo khối lượng, có thể nhiều buổi |
Đoàn trên ba mươi người dồn vào một trường mầm non nhỏ gần như luôn thừa người. Chia đoàn ra vài trường gần nhau, mỗi điểm mười đến hai mươi người, giúp được nhiều nơi hơn và ai cũng có việc thật để làm. Việc liên quan tới điện, kết cấu, mái nhà chỉ giao cho người có chuyên môn trong đoàn, không giao cho tình nguyện viên phổ thông.
Lịch chuẩn bị tám tuần
Lịch dưới đây tính cho một đoàn khoảng hai mươi đến ba mươi người ở một trường. Đoàn nhỏ có thể rút còn bốn tuần nhưng giữ nguyên thứ tự.
- Tuần 8: chọn trường (gần văn phòng hoặc nhà máy, đã có liên hệ trước càng tốt), gọi hiệu trưởng, nói rõ doanh nghiệp lo toàn bộ hậu cần, hỏi trường cần làm gì và ngày nào trường mở cửa được khi không có trẻ.
- Tuần 7: hai người của doanh nghiệp đến khảo sát: chụp hiện trạng (không chụp trẻ), đo diện tích sơn, đếm đồ cần sửa, hỏi chỗ đỗ xe, nhà vệ sinh, nguồn điện nước, chỗ để rác.
- Tuần 6: lập danh sách việc, chia đội, dự trù vật tư; gửi lại cho trường duyệt. Thống nhất màu sơn, loại cây, những chỗ không được đụng tới.
- Tuần 5: mở đăng ký trong công ty, nói rõ đây là ngày làm việc tay chân, ăn mặc thế nào, ai không nên tham gia (đang có thai làm việc sơn, đau lưng làm việc khuân vác).
- Tuần 4: chọn đội trưởng mỗi đội, gửi đội trưởng mô tả việc chi tiết; mua bảo hiểm tai nạn cho đoàn nếu công ty chưa có.
- Tuần 3: đặt mua vật tư, kiểm số lượng; sắp xếp xe; đặt nước uống và bữa trưa (ăn ở chỗ khác hoặc mang theo, không dùng bếp của trường).
- Tuần 2: buổi phổ biến ba mươi phút cho cả đoàn: nội quy của trường, an toàn lao động, quy định về ảnh, phân việc.
- Tuần 1: chuyển vật tư đến trường trước một ngày nếu trường đồng ý, kiểm thời tiết, chuẩn bị phương án mưa (việc trong nhà thay cho việc ngoài sân).
Khung giờ trong ngày
Một ngày tình nguyện trọn vẹn không nên dài quá năm giờ làm thật. Người làm văn phòng ít quen việc tay chân, quá sức sẽ sinh ẩu và dễ tai nạn. Khung dưới là một gợi ý cho thứ Bảy:
- 7 giờ 30: đoàn có mặt, đội trưởng nhận dụng cụ, trường chỉ lại khu vực làm và khu vực không được vào.
- 7 giờ 45: nhắc an toàn năm phút: găng tay, khẩu trang, ai làm trên thang, chỗ để dụng cụ sắc.
- 8 giờ đến 10 giờ: làm phần việc nặng nhất khi trời còn mát (sơn ngoài, đào đất, khuân cát).
- 10 giờ: nghỉ mười lăm phút, uống nước, đội trưởng xem tiến độ, điều người từ đội nhanh sang đội chậm.
- 10 giờ 15 đến 12 giờ: việc trong bóng mát hoặc trong nhà (sửa đồ chơi, sắp kho, lau đồ chơi).
- 12 giờ đến 13 giờ: ăn trưa ở khu riêng hoặc ngoài trường; mang rác về.
- 13 giờ đến 14 giờ 30: hoàn thiện, sơn lớp hai nếu lớp đầu đã khô, dọn sạch, trả mặt bằng như cũ.
- 14 giờ 30: đội trưởng đi cùng người của trường kiểm từng hạng mục, ghi lại việc còn dở, hẹn ai xử lý.
Đừng xếp phát biểu, trao bảng ghi danh hay chụp ảnh tập thể chiếm nhiều thời gian. Nếu công ty cần ảnh, chụp lúc làm việc và chụp hạng mục đã xong. Không cần ai trong trường đứng ra cảm ơn trước ống kính.
An toàn lao động và an toàn cho trẻ
Làm khi không có trẻ. Ngày tình nguyện có sơn, thang, khoan, dụng cụ sắc nên chỉ làm vào ngày trường không có lớp. Nếu bắt buộc làm ngày thường, khu làm việc phải rào hẳn và có người canh.
Chọn vật tư an toàn cho môi trường của trẻ. Sơn gốc nước ít mùi, để khô đủ thời gian nhà sản xuất khuyến cáo trước khi trẻ quay lại; cát cho hố chơi phải sạch, không lẫn sỏi sắc; cây trồng trong sân trường không có gai, không có nhựa độc, không có quả nhỏ trẻ dễ nuốt.
Thu hết vật tư thừa và rác khi về. Một con ốc vít rơi trong sân, một can dung môi để quên trong kho là mối nguy cho trẻ hai tuổi vào sáng thứ Hai. Đội trưởng đi kiểm từng góc trước khi đoàn rời đi.
Việc trên cao và việc điện giao cho người có chuyên môn. Người không quen leo thang không nên sơn trần hay thay bóng đèn. Mọi việc đụng tới điện chỉ người có tay nghề làm, sau khi đã ngắt nguồn.
Ảnh chụp theo quy định của trường. Không chụp hồ sơ, bảng tên trẻ hay tranh vẽ có tên trẻ dán trên tường. Nếu ngày tình nguyện có trẻ, mọi ảnh phải tránh mặt trẻ.
Có người phụ trách sơ cứu. Mang hộp sơ cứu, biết bệnh viện gần nhất, có người được giao việc này. Tai nạn nhỏ như đứt tay, ngã thang hay gặp ở người làm việc tay chân lần đầu.
Sau ngày tình nguyện: điều gì làm nhân viên muốn quay lại
Hai tuần sau ngày tình nguyện, gửi cho cả đoàn vài dòng từ trường: hàng rào mới sơn trông thế nào sau một trận mưa, trẻ đã ra hái rau trong vườn mới chưa, kho sắp xếp lại giúp cô tìm đồ nhanh hơn ra sao. Những tin nhỏ này cho người tham gia thấy việc mình làm còn sống sau bức ảnh, và là lý do lớn nhất khiến họ đăng ký lần sau.
Ghi lại những gì chưa ổn. Vật tư thiếu hay thừa bao nhiêu, đội nào thừa người, việc nào mất thời gian hơn dự tính, trường có điều gì muốn đoàn làm khác đi. Một trang ghi chép như vậy làm lần sau dễ hơn nhiều, và cho thấy với trường rằng doanh nghiệp coi đây là một mối quan hệ chứ không phải một sự kiện.
Cân nhắc biến một ngày thành một nhịp. Hai ngày mỗi năm ở cùng một trường, một vào đầu năm học để chuẩn bị sân chơi, một vào giữa năm để sửa những gì đã hỏng, tốt hơn một ngày ở một nơi khác nhau mỗi năm. Nhân viên có kỹ năng riêng (điện, nước, mộc, kế toán) có thể được mời tham gia riêng giữa các đợt, theo những việc trường cần.
Những kiểu ngày tình nguyện nên tránh
Kiểu thứ nhất là “ngày đến chơi với trẻ”: đoàn nhân viên vào lớp đúng giờ học, phát quà, tổ chức trò chơi, chụp ảnh với trẻ. Trẻ bị phá vỡ lịch sinh hoạt, cô giáo phải trông thêm ba mươi người lớn, và trẻ mầm non không cần thêm người lạ để chơi cùng. Nếu muốn có hoạt động với trẻ, nhờ trường thiết kế và giữ quy mô rất nhỏ.
Kiểu thứ hai là sơn vẽ tranh tường theo ý đoàn. Một bức tường vẽ nhân vật hoạt hình quen thuộc có thể vui mắt nhưng chưa chắc hợp với cách trường dùng tường (nhiều trường cần tường trơn để dán sản phẩm của trẻ), và tranh vẽ ẩu bong tróc sau vài tháng. Chỉ vẽ khi trường muốn, theo mẫu trường duyệt, với người biết vẽ dẫn dắt.
Kiểu thứ ba là tặng đồ không hỏi: một xe đồ chơi nhựa nhiều chi tiết nhỏ cho trường có trẻ hai tuổi, máy tính cũ không chạy được, sách không hợp lứa tuổi. Trường phải tốn công cất giữ hoặc tìm cách bỏ đi. Kiểu thứ tư là ngày tình nguyện mà nửa thời gian dành cho phát biểu, ghi hình và trao bảng. Mọi kiểu này có chung một gốc: lấy trải nghiệm của đoàn làm trung tâm thay cho nhu cầu của trường.
Câu hỏi thường gặp
Ngày tình nguyện có nên tính là ngày làm việc có lương không?
Đó là quyết định của doanh nghiệp. Nhiều nơi cho nhân viên một số ngày tình nguyện có lương mỗi năm để người tham gia không phải hi sinh ngày nghỉ. Nếu tổ chức vào thứ Bảy mà không tính công, nên nói rõ khi mở đăng ký và để việc tham gia hoàn toàn tự nguyện.
Có nên đưa con của nhân viên đi cùng không?
Với việc sơn sửa, dùng dụng cụ thì không nên, vì người lớn vừa làm vừa phải trông con và môi trường không an toàn cho trẻ. Nếu muốn có hoạt động gia đình, thiết kế một buổi riêng với việc nhẹ như trồng cây, lau đồ chơi, có người trông trẻ riêng.
Trường không muốn nhận đoàn đông người thì làm sao?
Tôn trọng điều đó và chia nhỏ: mỗi lần năm đến mười người, nhiều lần trong năm, hoặc chỉ nhận việc làm ở nơi khác rồi mang đến, như sửa đồ chơi, đóng kệ, khâu lại thú bông. Trường từ chối đoàn đông thường vì đã có trải nghiệm không tốt trước đó.
Có cần mua bảo hiểm cho nhân viên khi đi tình nguyện không?
Nên. Việc tay chân như sơn, khuân vác, dùng thang có rủi ro tai nạn thật. Hỏi bộ phận nhân sự xem bảo hiểm hiện có của công ty có bao phủ hoạt động ngoài nơi làm việc không; nếu không, mua bảo hiểm tai nạn ngắn ngày cho cả đoàn trước ngày đi.
Vật tư thừa sau ngày tình nguyện nên xử lý thế nào?
Hỏi trường có muốn giữ không; sơn thừa cùng màu tiện cho việc sửa sau này, nhưng phải đậy kín, ghi rõ và cất ngoài tầm với của trẻ. Dung môi, hoá chất, vật tư trường không cần thì đoàn mang về xử lý, không để lại trong kho của trường.
