Một ngày hội gia đình nhỏ ở khu phố, chừng ba mươi tới tám mươi người, cần khoảng tám tuần chuẩn bị nếu nhóm lo việc là người đi làm, chỉ có buổi tối và cuối tuần. Tám tuần đó chia thành năm chặng: chốt mục đích và nhóm hạt nhân, mượn chỗ và xin phép, chọn trạm chơi, gọi người giúp và mời gia đình, tập dượt; sau ngày hội còn một chặng dọn dẹp và báo lại.
Phần lớn ngày hội hỏng không phải vì thiếu tiền mà vì dồn việc vào tuần cuối: chưa có chỗ dự phòng khi mưa, chưa ai phụ trách trẻ lạc, người giúp đến nơi mới biết mình làm gì. Lịch dưới đây xếp việc theo thứ tự nên làm, kèm câu hỏi cần trả lời ở mỗi chặng. Các mảng lớn như kế hoạch an toàn, tình nguyện viên, ngân sách ít tiền hay xin phép dùng chỗ công cộng có bài riêng trong cùng danh mục; ở đây chỉ nêu chúng nằm ở mốc nào.
Nên làm một ngày hội lớn cỡ nào cho lần đầu
Lần đầu nên làm nhỏ hơn mong muốn. Một con hẻm, một sân chung cư hay một nhà văn hoá khu phố thường chứa thoải mái vài chục gia đình; quá con số đó thì việc giữ trẻ trong tầm mắt, xếp hàng vệ sinh, chia nước uống bắt đầu vượt sức một nhóm năm sáu người tự nguyện. Ngày hội nhỏ mà trơn tru để lại tiếng tốt, lần sau người ta tự rủ nhau đến; ngày hội lớn mà rối thì khó mời lại.
Thời lượng hợp lý cho gia đình có con mầm non là khoảng ba giờ, đặt vào sáng sớm hoặc chiều muộn để tránh nắng gắt. Trẻ hai đến năm tuổi mệt nhanh, đói nhanh và cần ngủ trưa; một chương trình kéo từ sáng đến chiều chỉ phù hợp với trẻ lớn và người lớn. Ba giờ cũng là khoảng thời gian tình nguyện viên giữ được sự tập trung mà không cần thay ca.
Câu hỏi nên chốt ngay từ đầu là ngày hội dành cho ai. “Mọi người” không phải câu trả lời dùng được. Một ngày hội cho trẻ dưới sáu tuổi và người chăm sóc sẽ khác hẳn ngày hội cho cả học sinh tiểu học: trạm chơi khác, độ ồn khác, cách giữ an toàn khác. Có thể đón mọi lứa tuổi, nhưng thiết kế cho một nhóm chính, thường là nhóm nhỏ nhất, vì cái gì an toàn cho trẻ ba tuổi thì gần như an toàn cho anh chị của bé.
Tuần thứ tám đến thứ bảy: mục đích, nhóm hạt nhân và ngày giờ
Chặng này không tốn tiền, chỉ cần hai buổi gặp. Kết thúc chặng, nhóm phải viết được bốn dòng: ngày hội để làm gì, cho ai, ngày nào, ai lo phần nào.
- Viết mục đích trong một câu. Ví dụ: “Cho trẻ nhỏ trong khu phố một buổi sáng chơi ngoài trời cùng nhau, không màn hình, để các gia đình quen nhau hơn.” Câu này sẽ dùng để từ chối những đề nghị lạc hướng như mời gian hàng bán đồ hay biến ngày hội thành buổi giới thiệu sản phẩm.
- Gom nhóm hạt nhân từ ba đến sáu người, mỗi người nhận một mảng: địa điểm và giấy tờ; chương trình và trạm chơi; người giúp; an toàn; thu chi; liên lạc với gia đình. Một người có thể ôm hai mảng, nhưng không ai ôm tất cả.
- Chọn ngày tránh trùng các dịp có sẵn lịch riêng của từng nhà như ngày đầu năm học, kỳ nghỉ lễ dài khi nhiều nhà về quê, hay ngày có sự kiện lớn của phường. Hỏi thử năm bảy gia đình trước khi chốt.
- Chọn sẵn một ngày dự phòng, cách ngày chính một hoặc hai tuần, phòng khi mưa bão hay có việc chung của khu phố.
- Lập một nhóm nhắn tin riêng cho người tổ chức, tách khỏi nhóm chat chung của toà nhà, để việc bàn không lẫn với tin rao vặt.
Đến đây chưa cần tên gọi hoa mỹ hay khẩu hiệu. Tên ngày hội có thể chọn ở tuần thứ ba khi bắt đầu mời.
Tuần thứ sáu đến thứ tư: chỗ tổ chức, xin phép và danh sách trạm
Đây là chặng quyết định ngày hội có diễn ra được hay không. Người phụ trách địa điểm nên đi xem chỗ vào đúng khung giờ của ngày hội, vì sân chung cư lúc bảy giờ sáng và lúc ba giờ chiều là hai nơi khác nhau về nắng, bóng râm và xe ra vào.
- Mượn chỗ và xin phép. Sân chung cư hỏi ban quản lý toà nhà; nhà văn hoá hỏi tổ trưởng tổ dân phố và người giữ chìa khoá; công viên hỏi đơn vị quản lý; hẻm hay lòng đường gần như luôn phải qua chính quyền phường, xã. Xin bằng văn bản, nêu rõ giờ bắt đầu, giờ dọn xong và cam kết trả lại mặt bằng sạch.
- Phương án mưa. Có một chỗ có mái che ở gần, dù nhỏ hơn, hoặc chấp nhận dời sang ngày dự phòng. Quyết định dời phải có giờ chốt, chẳng hạn tối hôm trước lúc tám giờ, để các gia đình không phải đoán.
- Danh sách trạm. Với khoảng năm mươi người, bốn đến sáu trạm là đủ: một trạm vận động như trò chơi dân gian, một trạm tay khéo như nặn đất hay xếp lá, một trạm kể chuyện hoặc đọc sách, một góc cho trẻ dưới hai tuổi, một góc nghỉ có nước và bóng râm. Trạm nào cũng phải trả lời được câu “nếu cùng lúc mười đứa trẻ kéo đến thì sao”.
- Vẽ sơ đồ mặt bằng tay. Đánh dấu lối ra vào, chỗ xe có thể đi qua, nhà vệ sinh gần nhất, điểm hẹn trẻ lạc, góc sơ cứu. Sơ đồ này dùng lại cho buổi dặn tình nguyện viên.
- Liệt kê đồ cần mượn. Bàn, ghế, thảm, dây, bạt che, loa nhỏ, thùng rác, bình nước lớn. Phần lớn có thể mượn của nhà văn hoá, của các gia đình hay của trường học quanh đó.
Tuần thứ ba đến tuần cuối: mời, gọi người giúp và tập dượt
Từ tuần thứ ba, việc chuyển từ “chuẩn bị” sang “phối hợp”. Bảng dưới đây gom các đầu việc của ba tuần cuối theo người phụ trách và kèm phương án khi có trục trặc.
| Đầu việc | Người phụ trách | Xong khi nào | Nếu trục trặc |
|---|---|---|---|
| Gửi lời mời và mở đăng ký đơn giản (họ tên người lớn, số trẻ, tuổi trẻ, dị ứng nếu có) | Liên lạc gia đình | Cuối tuần thứ ba | Ít người đăng ký: mời trực tiếp từng nhà, nhờ cô giáo mầm non gần đó nhắn giúp |
| Gọi tình nguyện viên, chia vai, hẹn buổi dặn | Người giúp | Cuối tuần thứ hai | Thiếu người: bỏ bớt một trạm thay vì để trạm thiếu người trông |
| Chốt đồ mượn, ai chở, ai nhận lại | Địa điểm | Giữa tuần cuối | Thiếu bàn ghế: trải thảm ngồi bệt, trẻ nhỏ vốn thích |
| Viết kế hoạch an toàn một trang | An toàn | Giữa tuần cuối | Chưa có người biết sơ cứu: hỏi trạm y tế phường, mời một người làm nghề y trong khu phố |
| Buổi dặn tình nguyện viên tại chỗ, đi một vòng mặt bằng | Cả nhóm | Hai ba ngày trước | Không đủ người đến: gửi lại sơ đồ và ghi âm phần dặn |
| Nhắn nhắc lần cuối kèm giờ chốt phương án mưa | Liên lạc gia đình | Hôm trước | Thời tiết xấu: báo dời đúng giờ chốt, không để sát giờ |
Đăng ký chỉ cần đủ để ước số người và biết trẻ nào dị ứng gì. Không thu thêm thông tin như ngày sinh đầy đủ, địa chỉ cụ thể hay ảnh trẻ; giữ ít dữ liệu nhất có thể vừa đỡ việc vừa an toàn cho trẻ.
Trong ngày hội: một khung giờ mẫu ba tiếng
Khung dưới đây là ví dụ giả định cho buổi sáng, dễ đổi sang buổi chiều. Điều đáng giữ là nhịp: có giờ đến tự do, có một hai hoạt động chung ngắn, có giờ nghỉ, và kết thúc trước khi trẻ quá mệt.
| Giờ | Diễn ra gì | Ghi chú cho người tổ chức |
|---|---|---|
| 6:30–7:15 | Nhóm tổ chức và tình nguyện viên dựng trạm | Kiểm lần cuối lối thoát, góc sơ cứu, nước uống |
| 7:15–7:45 | Đón gia đình, ghi tên người đưa trẻ đến | Phát thẻ vải hay vòng tay có số điện thoại người lớn đi cùng |
| 7:45–8:00 | Chào chung rất ngắn, giới thiệu trạm và điểm hẹn trẻ lạc | Không quá mười lăm phút đứng nghe, trẻ nhỏ không chờ được |
| 8:00–9:15 | Các trạm mở, gia đình đi tự do | Người trông trạm không rời trạm; người tuần tra đi vòng |
| 9:15–9:30 | Nghỉ, uống nước, ăn nhẹ | Chuẩn bị đồ ăn ít đường, không món dễ hóc cho trẻ nhỏ |
| 9:30–10:00 | Một hoạt động chung: hát, múa vòng tròn, trò chơi tập thể nhẹ | Ai không muốn tham gia vẫn được ngồi xem |
| 10:00–10:30 | Chào kết thúc, gia đình phụ thu dọn, trả thẻ | Đếm lại số trẻ đã ra về theo danh sách đến |
Đừng xếp phần phát biểu, cảm ơn nhà tài trợ hay chụp ảnh tập thể kéo dài vào giữa giờ trẻ đang chơi. Lời cảm ơn có thể gửi qua tin nhắn sau buổi.
Sau ngày hội: dọn dẹp, trả đồ, hỏi ý kiến và báo thu chi
Ngày hội chưa xong khi gia đình cuối cùng ra về. Mặt bằng phải trả lại sạch hơn lúc mượn; đây là điều kiện để lần sau còn được mượn. Phân sẵn người dọn từng khu từ buổi dặn, và mời các gia đình mỗi nhà mang về một túi rác của mình. Đồ mượn trả trong ngày hoặc sáng hôm sau, kèm lời cảm ơn và báo ngay nếu có món hỏng.
Trong vòng một tuần, gửi một phiếu hỏi rất ngắn cho các gia đình, ba câu là đủ: trẻ thích trạm nào nhất; có điều gì làm gia đình khó chịu hay lo lắng; lần sau có muốn giúp một việc gì không. Câu thứ ba là cách tìm nhóm hạt nhân cho lần tới. Nếu có thể, hỏi luôn trẻ lớn bằng lời của trẻ: hôm đó con thích chơi gì, con muốn lần sau có thêm gì.
Cuối cùng là bảng thu chi một trang: khoản nào góp từ đâu, chi vào việc gì, còn dư bao nhiêu và giữ cho việc gì. Bảng này gửi cho mọi người đã góp, kể cả người góp hiện vật. Nhóm tổ chức họp rút kinh nghiệm một buổi, ghi lại ba điều nên giữ và ba điều nên đổi, cất vào chỗ chung để nhóm lần sau, có thể là những người khác, không phải bắt đầu lại từ đầu.
Năm lỗi hay gặp ở ngày hội đầu tiên
Mời quá nhiều trạm, quá ít người trông. Tám trạm với sáu tình nguyện viên nghĩa là có trạm bỏ trống, đồ bị lấy đi lung tung và trẻ chơi không người để ý. Bớt trạm luôn tốt hơn trạm thiếu người.
Lịch chương trình như một buổi lễ. Khai mạc, phát biểu, văn nghệ chào mừng, trao quà: trẻ ba bốn tuổi đã chán trước khi tới phần chơi. Với trẻ nhỏ, hoạt động chung chỉ nên vài phút và đặt sau khi trẻ đã chơi đã đời.
Không có chỗ cho trẻ dưới hai tuổi. Em bé bò chung khu với trẻ năm tuổi chạy nhảy dễ bị giẫm, bị va. Một tấm thảm có rào bằng ghế, vài món đồ mềm, đặt xa trạm vận động là đủ.
Đồ ăn ngọt và nhiều. Bánh kẹo, nước ngọt làm trẻ phấn khích rồi mệt nhanh, lại thêm rác. Nước lọc, trái cây cắt sẵn, bánh mặn đơn giản là đủ cho ba giờ.
Quên người lớn. Cha mẹ đứng chờ cả buổi mà không có chỗ ngồi, không có bóng râm thì lần sau sẽ ngại. Một góc ghế cho người lớn gần khu trẻ chơi giúp họ ở lại lâu và quen nhau, vốn là một nửa mục đích của ngày hội.
Câu hỏi thường gặp
Có cần thành lập câu lạc bộ hay tổ chức có tư cách pháp nhân mới được tổ chức ngày hội khu phố không?
Không nhất thiết. Một nhóm cư dân tự nguyện vẫn có thể tổ chức một buổi sinh hoạt nhỏ, miễn là xin phép người quản lý chỗ tổ chức và không bán hàng, thu tiền vé. Khi quy mô lớn, dùng đường phố hay có tài trợ bằng tiền, nên hỏi chính quyền phường, xã về thủ tục cụ thể.
Bao nhiêu người tổ chức là đủ cho một ngày hội khoảng năm mươi người?
Nhóm hạt nhân ba đến sáu người lo khâu chuẩn bị, cộng thêm tình nguyện viên trong ngày sao cho mỗi trạm luôn có ít nhất một người trông cố định, cộng một người tuần tra và một người ở góc sơ cứu. Với năm trạm, con số thường rơi vào khoảng mười đến mười hai người lớn có vai rõ ràng.
Có nên thu một khoản phí nhỏ để trang trải không?
Với ngày hội đầu tiên, nên giữ miễn phí và nhận góp tự nguyện hoặc góp hiện vật. Thu phí, dù nhỏ, làm một số gia đình khó khăn ngại đến và khiến người tổ chức phải lo thêm việc giữ tiền. Nếu buộc phải thu, ghi rõ khoản đó chi vào đâu và báo lại sau buổi.
Làm sao để mời được những gia đình ít khi tham gia sinh hoạt chung?
Lời mời trên nhóm chat chỉ tới được người vốn đã quen tham gia. Gõ cửa mời trực tiếp, nhờ cô giáo nhóm trẻ gần đó nhắn giúp, chọn giờ hợp với người làm ca và nói rõ rằng không cần mang gì, không cần đóng tiền, ông bà đưa cháu đến cũng được.
Nếu đến ngày mà rất ít gia đình tới thì có nên huỷ không?
Không nên huỷ khi đã có gia đình đến. Gộp bớt trạm cho gọn, để tình nguyện viên dư chơi cùng trẻ và cùng người lớn nói chuyện. Ngày hội đầu tiên ít người vẫn là nền móng: những gia đình đến lần này thường là người rủ thêm người cho lần sau.
Ngày hội gia đình khu phố khác ngày hội trong trường mầm non ở điểm nào?
Ngày hội trong trường do nhà trường chịu trách nhiệm, trẻ đi theo lớp và có giáo viên quen mặt. Ngày hội khu phố mở cho mọi trẻ, kể cả trẻ chưa đi học, cha mẹ hay ông bà luôn đi cùng và chịu trách nhiệm chính với con mình, còn người tổ chức lo mặt bằng, nhịp chương trình và an toàn chung.
